In vielen Unternehmen ist es gängige Praxis, dass Angestellte oder Führungskräfte dienstliche E-Mails an ihre privaten Adressen weiterleiten – sei es aus Bequemlichkeit, um von der heimischen Couch aus arbeiten zu können, oder – wie im Fall des OLG München (Urteil vom 31.07.2024 – 7 U 351/23 e) – um sich abzusichern. Doch wie das aktuelle Urteil zeigt, kann genau diese Praxis zur fristlosen Kündigung führen.
Dürfen dienstliche E-Mails an private E-Mail-Adressen gesendet/weitergeleitet werden?
Im konkreten Fall leitete ein Vorstandsmitglied über längere Zeit E-Mails mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten an seine private E-Mail-Adresse weiter. Seine Begründung: Er wollte sich absichern, um im Falle einer späteren Auseinandersetzung nachweisen zu können, dass er keine Fehler gemacht hat, die ihn haftbar machen könnten. Diese Vorgehensweise, so nachvollziehbar sie erscheinen mag, führte zu seiner fristlosen Kündigung.
Das OLG München stellte klar, dass sowohl einfache Angestellte als auch Vorstandsmitglieder den strengen Datenschutzvorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen. Die Weiterleitung dienstlicher E-Mails an private Adressen stellt in der Regel einen Verstoß gegen Art. 6 Abs. 1 DSGVO dar, da die betroffenen Personen – Kunden oder Mitarbeiter – nicht in eine solche Verarbeitung eingewilligten. Zudem fehlt es privaten E-Mail-Accounts häufig an den erforderlichen technischen Sicherheitsmaßnahmen, die Art. 32 DSGVO vorschreibt.
Kündigungsgrund: Vertrauensbruch
Das Gericht betonte, dass Angestellten und Vorstandsmitgliedern rechtlich einwandfreie Wege offen stehen, um sich dienstliche Unterlagen erforderlichenfalls zu beschaffen. Besonders in Führungspositionen wird erwartet, dass Unternehmensrichtlinien strikt eingehalten werden. Die wiederholte und bewusste Weiterleitung der E-Mails stellte für das OLG München einen schweren Vertrauensbruch dar, der die fristlose Kündigung nach § 626 BGB rechtfertigte. Doch auch unbewusste Verstöße können ein Kündigungsgrund sein.
Fazit: Unternehmen müssen Mitarbeiter im Umgang mit Daten schulen
Diese Entscheidung zeigt deutlich: Die scheinbar harmlose Praxis, E-Mails an private Adressen weiterzuleiten, birgt erhebliche Risiken – und zwar für alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Position. Dies gilt umso mehr, wenn sensible Daten betroffen sind. Unternehmer sollten deshalb klare Regelungen zur Nutzung von E-Mail-Konten und zur Weiterleitung von Daten etablieren und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, insbesondere Führungskräfte, diese Richtlinien kennen und einhalten.
