E-Mails gehören zu einer Auskunft nach der DSGVO

Auskunftsbegehren / Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO gehören zu der unangenehmen Sorte Post für Unternehmen. Für viele Unternehmen sind diese Anfragen bestenfalls lästig. Für einige Unternehmen sind sie hingegen problematisch, weil sie die Anforderungen der DSGVO nicht oder nicht ausreichend umgesetzt haben. In diesen Fällen können zu beauskunftende Informationen schnell übersehen werden. E-Mails und E-Mail-Adressen gehören dazu, wie das AG Dortmund (Beschluss v. 20.05.2021, Az. 404 C 1526/21) entschieden hat.

Welche Informationen fehlten bei der erteilten Auskunft?

Der Kläger hat außergerichtlich einen Auskunftsanspruch geltend gemacht. Diesen Auskunftsanspruch hat die Beklagte auch größtenteils erfüllt. Sie legte allerdings weder die mit dem Kläger geführte E-Mail-Korrespondenz vollständig vor, noch teilte sie die E-Mail-Adresse des Klägers mit. Unstreitig hatten die Parteien über eine bestimmte E-Mail-Adresse des Klägers kommuniziert.

Der Kläger erhob Auskunftsklage. Im Laufe des Verfahrens legte die Beklage dann die E-Mail-Korrespondenz einschließlich der E-Mail-Adresse vor. Damit war der Rechtsstreit zwar in der Sache beendet. Die Beklagte musste dennoch die Kosten des Rechtsstreits tragen. Die Beklagte wäre verurteilt worden, weil die außergerichtlich erteilte Auskunft unvollständig war. In diesem Fall hätte die Beklagte auch die Kosten des Rechtsstreits tragen müssen.

Welche Informationen müssen im Rahmen der Auskunft nach Art. 15 DSGVO mitgeteilt werden?

Nach Art. 15 Abs. 1 S. 1 DSGVO muss der Verantwortliche zunächst prüfen, ob überhaupt personenbezogene Daten der betroffenen Person verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat der Verantwortliche der betroffenen Person nach Art. 15 Abs. 1 S. 2 lit. a) bis h) DSGVO diverse Informationen mitzuteilen und nach Art. 15 Abs. 3 S. 1 DSGVO eine Kopie der vom Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen.

Gegenstand des Anspruchs sind alle auf die betroffene Person bezogenen Daten, die bei dem Verantwortlichen zum Zeitpunkt der Auskunftserteilung vorhanden sind. Die Daten sind so herauszugeben, wie sie dem Verantwortlichen vorliegen. Die Datenkopie muss vollständig sein. Insbesondere muss sie sich auch auf personenbezogene Daten erstrecken, welche die betroffene Person bereits erhalten hat, etwa eine frühere E-Mail-Korrespondenz zwischen dem Verantwortlichen und der betroffenen Person.

Was muss ich bei einem Auskunftsbegehren beachten?

Folgendes sollten Sie im Falle eines Auskunftsbegehrens beachten:

–        Holen Sie sich im Zweifel sofort Hilfe von einem auf das Datenschutzrecht spezialisierten Rechtsanwalt. Verstöße gegen die Auskunftspflicht können hohe Bußgelder nach sich ziehen.

–        Halten Sie idealerweise eine von der betroffenen Person gesetzte Frist zur Erteilung der Auskunft ein. Sie müssen die Auskunft nach Art. 12 Abs. 3 S. 1 Alt. 2 DSGVO jedoch spätestens einen Monat nach Eingang des Auskunftsbegehrens erteilen. Wenn Sie diese Frist versäumen, kann gegen Sie nach Art. 83 Abs. 5 lit. b) DSGVO ein Bußgeld verhängt werden.

–        Prüfen Sie Ihren gesamten Datenbestand auf personenbezogene Daten der betroffenen Person. Ihre Verarbeitungsverzeichnisse nach Art. 30 DSGVO helfen Ihnen dabei.

–        Achtung, Falle: Sie dürfen nur der betroffenen Person Auskunft erteilen. Wenn Sie nach dem Auskunftsbegehren begründete Zweifel an der Identität der betroffenen Person haben, können Sie nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Informationen anfordern, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind. Sie dürfen die Identitätsprüfung aber nicht anlasslos und in jedem Fall durchführen. Andernfalls könnte Ihnen die Aufsichtsbehörde vorwerfen, sich der Auskunft durch eine unbegründete Identitätsprüfung zu entziehen.

Handeln Sie bei Auskunftsbegehren am besten nicht allein, sondern holen Sie sich anwaltliche Unterstützung. Gerne prüfen wir für Sie ein Auskunftsbegehren und empfehlen Ihnen das zutreffende Vorgehen.

Wir stehen im gesamten Bereich des IT-Rechts und des Datenschutzrechts als Berater gerne zur Verfügung.

 

GoldbergUllrich Rechtsanwälte 2021

Julius Oberste-Dommes LL.M. (Informationsrecht)

Rechtsanwalt und

Fachanwalt für Informationstechnologierecht